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Como preparar ficheiros para impressão

by João Alexandre on November 28, 2011

in Teoria geral

Preparar ficheiros para impressão

Designers prestem atenção

15 passos a seguir para preparar os ficheiros para imprimir



Quando se envia o trabalho para impressão normalmente envia-se em PDF, mas será que tem a certeza que está a gravar com os parâmetros certos? Estão as cores em formato CMYK? E as fontes, estão incluídas no ficheiro ou embebidas no trabalho (ou convertidas em curvas)? E o trabalho, está com o bleed?

Pois é, existem uma série de passos que não podem ficar para trás, se não muitas coisas poderão correr mal e os erros podem sair bem caro ao designer e ao cliente. Por isso é muito importante não esquecer nenhum dos passos que vou detalhar a seguir antes de enviar o trabalho para impressão.

1. Sistema de armazenamento
Todas as empresas precisam de um sistema de armazenamento onde as informações sobre o cliente e os seus trabalhos são arquivados. Os sistemas variam de software de negócios de alta tecnologia a softwares simples como o FileMaker ou iBiz ou similares para guardar informações.

FileMaker11

FileMaker Pro 11 (versão actual em 2011)

2. Use ficheiros e pastas que tenha o número do trabalho
Os softwares de bases de dados criam números de execução e deve usá-los para os arquivos e pastas também. Os números de execução actuam como chaves para obter mais informações sobre cada projecto e cliente, e evita de criar novos arquivos e pastas para cada trabalho. Podem ser usadas abreviações ou códigos para os seus clientes e, em seguida, o número e um nome descritivo curto, por exemplo, ABC Empresa – Brochura 123 2011.

3. Identifique correctamente a arte-final
Colocar identificação no trabalho pode dar muito jeito. Caso o cliente não se oponha, colocar uma pequena linha com texto em 4-4,5 pt. por exemplo, na parte de trás de uma brochura, incluir o nome da sua empresa, o número do trabalho e a data, AMinhaEmpresa ABC 123 10/11. Isto irá ajudar a identificar o trabalho mais tarde. Mais vale tirar uns segundos da nossa vida agora para poupar umas quantas dores de cabeça depois.

4. Ficar claro quem é o responsável pelo design gráfico
Antes de começar o projecto, é importante ter o design brief ou alguma informação no que toca a estas perguntas:

Qual é o objectivo principal do projecto de design gráfico?
Quais as motivações e desejos do cliente?
Quem é o responsável pelo trabalho?

Responsável pelo projecto de design gráfico

Quem é o responsável?

5. Erros no texto são fatais
Uma coisa boa é que os clientes podem ser relativamente calmos em relação a erros mínimos no projecto de design gráfico, como por exemplo linhas que não têm a mesma espessura, etc. Mas é preciso ter em atenção que erros no texto são fatais como o destino, deve-se sempre dar uma olhadela no texto, não só uma vez, mas várias vezes ou pelos algumas passagens (à primeira vez podemos não ver os erros todos. E já agora o ideal era também que ele fosse lido e vistro por mais que uma pessoa (duas cabeças funcionam melhor que uma), e usar um bom corrector de texto já agora. Se o cliente quiser verificar o texto tanto melhor, mas certifique-se que tem isso por escrito, um email é uma excelente confirmação.

6. Atenção ao tamanho correcto
É importante estar especificado o tamanho do projecto no design brief, se é um A4, ou A5, ou outro tamanho qualquer, o tamanho do trabalho deve ser sempre combinado com o cliente. Para anúncios, contacte a revista, jornal ou web site. É bom a gente lembrar-se de que temos de confirmar sempre qual é, excatamente o tamanho do trabalho que se vai fazer.

7. Definir o bleed e marcas de corte no ficheiro
O bleed não é nenhum comportamento psicótico – à la Hitchcock – que o designer tem em relação ao cliente, o bleed é um termo que a malta gráfica usa quando se refere à distância que se estende para além do tamanho final do trabalho, que pode variar entre 3mm e 5mm, mas o mais comum é 3mm. Em alguns casos pode não ser preciso o bleed nem as marcas de corte. Para ter a certeza antes de criar o PDF, basta perguntar na gráfica onde vai ser impresso o trabalho. Em baixo mostro um vídeo, que apesar de estar em Inglês mostra bem as margens e o bleed.

8. Assegurar que as fontes usadas são as fontes do manual de identidade corporativa do cliente
Certifique-se que está a usar a fonte correcta para o seu cliente. Assegure-se que não existem fontes que não são necessárias no ficheiro, como por exemplo, uma linha em branco ou caracteres invisíveis (incluindo espaços e mudanças de linhas), os quais possuem definições de fontes e estilo que lhe foram aplicados. No Illustrator basta ver Document Info (Informação do Documento) ou Find Font (Encontrar Fonte), no InDesign Find Font (Encontrar Fonte) para termos a certeza que não estamos a meter o pé na argola.

Quando se entrega a arte final em PDF não existe normalmente razão para converter as fontes em curvas, pois o ficheiro PDF tem as fontes embebidas. Mas se enviar em outro formato que não o PDF, terá de converter as fontes em curvas, isto só se aplica se for pouco texto, se for muito texto não deve converter as fontes em curvas, pois se precisar de fazer alguma alteração ou corrigir algo de última hora, com as fontes convertidas em curvas não consegue editá-las, neste caso o melhor é enviar as fontes junto com os ficheiros. Ou então podemos ter dois tipos de ficheiros, um em que mandamos as fontas convertidas em curvas para a gráfica/cliente, e outro onde temos as fontes intactas. Daí o poder do backup, se for preciso mudar alguma coisa, podemos fazê-lo na boa.

9. Assegurar que o uso do logótipo coincide com as indicações do manual de identidade
O cliente pode acabar por gostar tanto do logotipo dele que pode querer que ele fique maior do que aquilo que é preciso, portanto confira com o tamanho certo do manual de identidade ou o tamanho usado em trabalhos recentes. Se mesmo assim o cliente ainda quiser o logótipo maior, certifique-se que é mesmo isso que ele quer.

10. Manter a cor do logótipo no formato certo
Para impressão o logótipo deve ser usado no formato de vector, logótipos enviados em documentos do Word nem pensar (até me dá pesadeloas). É importante verificar se as cores do logotipo estão de acordo com as cores do manual de identidade corporativa. Para impressão o formato deve ser CMYK e não Pantone a não ser que o trabalho vá ser impresso em spot colours (cores directas).

11. Manter a cor da arte final de acordo com o formato para impressão
Para trabalhos em CMYK, todas as cores devem estar em CMYK, e as fotos óbviamente também devem estar em CMYK. As imagens não devem ter perfis de cor anexado. Se está a usar fotos no formato EPS é altura de pensar duas vezes e passar para o ficheiro nativo do Photoshop. A razão principal é que se está a usar transparência na imagem, como drop shadows ou assim, letras ou cores em transparência, o PDF provavelmente vai formar tiras nas imagens. Isto pode ser evitado ao usar as imagens em formato PSD.

Para trabalhos em RGB, pode usar cores CMYK, excepto as imagens, que devem estar em RGB: é importante ter todas as imagens em RGB e elas devem ter perfil de cor anexado. Usar o formato PSD para imagens dá certas opções que não estão disponíveis noutros formatos.

Se o trabalho vai ser impresso em cores Pantone, é importante verificar que no ficheiro só vão as cores que vão ser usadas. No InDesign e Illustrator, basta ir ao Swatch panel (Painel das Cores) e no menu escolher: seleccionar não usadas e apagar estas cores. Em dúvida contacte a gráfica.

12. Assegurar que todas as imagens estão no tamanho certo
É importante prestar atenção à resolução das imagens usadas, a resolução para impressão deve ser de 300ppi (pixels per inch). Não se deve aumentar ou diminuir as imagens mais de 20% do tamanho original. Quando se muda o tamanho dentro do documento também se esta a mudar a resolução de saída, uma imagem de 300ppi vai ter 600ppi se for diminuída 50%, o que faz com que seja uma resolução muito grande. Por isso cuidado ao aumentar ou diminuir as imagens no documento pois vai estar a afectar a sua resolução. Eis um vídeo a explicar a comparação entre 300ppi e 72ppi. 300 ppi é a resolução normal para impressão, 72ppi é de mais baixa qualidade e normalmente usado só assim para trabalhos onde a qualidade não é importante ou em gráficos para a web.

13. Verificação do trabalho
Fazer uma verificação do trabalho antes de se enviar para a gráfica é importante, se foram feitas todas as coisas ditas em cima, foi feita uma verificação manual. Usar um programa de preflight com o FlightCheck (ou outro qualquer parecido) pode ajudar, pois é muito chato descobrir logo depois de enviar o trabalho que não está dentro dos padrões necessários para impressão na gráfica. Se não tiver um programa como o FlightCheck pode sempre usar-se o do software em Document Info e Preflights (dá para desenrascar) Por exemplo, no Illustrator temos o Document Info (Informação sobre o Documento), desseleccione o Selection Only e navegue pelos itens na lista um por um para ver o que está dentro do ficheiro. E no InDesign temos uma ferramenta que é o preflight, Window > Output >Preflight, e aqui pode-se ter uma visão global do documento, conferir fontes, links, etc, também se pode ver pontos vermelho ou verde na janela, que indicam os erros que possam existir no ficheiro, o que é uma grande ajuda.

14. Assegurar que o PDF final é em alta resolução
A melhor forma de criar um PDF para impressão não é utilizar a opção salvar como PDF do Illustrator ou InDesign ou outro, pois este PDF não é seguro que tenha todos os parâmetros necessários para poder ser impresso na gráfica. A melhor forma de criar um PDF de alta qualidade para impressão é utilizar o Acrobat Distiller. High Quality Print e Press Quality são os formatos a usar se se quer qualidade, mas na maioria dos casos o formato indicado é o PDF/X-1a:2001. Mas a melhor forma é perguntar na gráfica qual o formato do PDF mais indicado. Para usar o Distiller basta seleccionar como se fosse para imprimir um documento normalmente, e escolher “PDF” nas opções de entre as outras impressoras.

Usar o Acrobat Distiller

Seleccionar PDF nas opções da impressora

15. Arte final aprovada
Antes de enviar a arte final para impressão, certifique-se de a enviar por email para o seu cliente, e assim, conseguir uma aprovação por escrito (email por exemplo) ou em pessoa do cliente, antes do trabalho ir para impressão. Assegure-se, que não tem só aprovação verbal, pois não chega no caso de algo correr mal.

Aperto de mãos

Final Feliz para toda a gente



CONCLUSÃO
Estas dicas podem parecer um bocadito exageradas, mas com o tempo vão tornar-se parte da sua rotina de pré-impressão. E lembre-se o melhor é falar com a gráfica sempre que tiver uma dúvida.

Esta informação foi-lhe útil? Tem alguma dica a acrescentar? Deixe-nos o seu comentário.

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